Herhaalbare stappen
De handeling verloopt elke keer op dezelfde manier.
Automation
Automatiseren begint met begrijpen wat er nu gebeurt.
Een proces automatiseren dat niet klopt, maakt afwijkingen alleen sneller. Elk traject begint daarom met vaststellen hoe het werk vandaag verloopt.
Herkenbare situaties
Dezelfde schermen worden voor ieder dossier opnieuw doorlopen.
Documenten worden met de hand verzameld en aan een dossier gekoppeld.
Gegevens worden overgetypt tussen ERP, WMS en het douanesysteem.
Statussen worden telefonisch of per e-mail nagevraagd.
Uitzonderingen worden bijgehouden in een spreadsheet.
Niemand ziet direct dat een bericht niet is verwerkt.
Wanneer automatiseren kansrijk is
Hoe meer van deze punten opgaan, hoe groter de kans dat automatisering standhoudt.
Deterministische regels
De uitkomst volgt uit de regels, niet uit interpretatie.
Stabiele brongegevens
De bron is afgesproken en verandert niet per geval.
Duidelijk eigenaarschap
Bekend is wie ingrijpt als het misgaat.
Waarneembaar faalgedrag
Een mislukking is zichtbaar, niet stil.
Representatieve testscenario's
Er zijn genoeg echte gevallen om mee te testen.
Een terugvalplan
Er is een werkwijze voor als de automatisering uitvalt.
Beheerbare technische toegang
De route naar het systeem is houdbaar op termijn.
Wat Flow29 kan automatiseren
| Procesanalyse | Vaststellen wat er nu werkelijk gebeurt, vóór er iets wordt gebouwd. |
| Configuratieverbeteringen | Bestaande functionaliteit alsnog in gebruik nemen. |
| Repeterende systeemhandelingen | Stappen die voor elk dossier gelijk zijn. |
| Documentverzameling | Documenten ophalen, koppelen en klaarzetten. |
| Gegevensvoorbereiding en -overdracht | Gestructureerd overzetten tussen systemen. |
| Validatie | Controles vóór indiening in plaats van correcties achteraf. |
| Werkvoorraden en workflow | Werk verdelen, tonen en opvolgen. |
| Monitoring en signalering | Bewaken wat is verwerkt en waarschuwen bij afwijkingen. |
| Statusterugkoppeling | Terugmelden naar interne systemen en betrokkenen. |
| Voorbereiding van eerstelijnssupport | Informatie klaarzetten voor wie de melding oppakt. |
Wat doorgaans menselijke beoordeling vraagt
| Indeling en oorsprong | Beslissingen die vakkennis en verantwoordelijkheid vragen. |
| Vergunningsvoorwaarden | Beoordelen of een voorwaarde in dit geval geldt. |
| Definitieve goedkeuring | Akkoord door de persoon die ervoor tekent. |
| Uitzonderlijke situaties | Zeldzame of slecht gedocumenteerde gevallen. |
| Correspondentie | Contact over een lopend geschil of een bijzondere regeling. |
Hoe automatisering geleverd kan worden
- Configuratie van bestaande software
- Standaard imports en exports
- Standaardkoppelingen
- Systeemintegratie
- Gegevensverwerkende tooling
- Customs Tooling
- Workflowtooling
- Documenttooling
- Gecontroleerde schermautomatisering waar passend
- Monitoring en support
Er is geen vaste route. Welke vorm passend is, hangt af van het klantproces, de beschikbare systeemfunctionaliteit, beveiliging, beheerbaarheid, volume, eigenaarschap, faalgedrag, voorwaarden van de leverancier en risicoprofiel.
Bespreek uw situatie
Beschrijf welk werk zich herhaalt. Flow29 geeft aan of automatisering nu kansrijk is of dat eerst het proces aandacht vraagt.